深圳一站式活动策划公司｜企业年会·新品发布会全案执行，自有舞美仓库不转包

　　线下活动策划是线下商务交流、品牌传播、内部凝聚的重要载体，从几十人的内部复盘年会，到上千人的经销商峰会、千人招商论坛，再到商业地产的开业引流活动、商协会的盛典，一场顺畅落地的线下活动，往往能够帮主办方达成既定目标。完整的线下活动并非简单搭个舞台、找几位主持人，而是需要从前期创意构思、3D舞美设计、平面视觉输出，再到现场搭建调试、流程调度、影像留存，多环节紧密配合才能呈现出理想的效果。

　　随着线下经济的复苏，各类企业、商协会、政企单位、商业地产的线下活动需求持续增长，活动策划行业也随之不断发展，市场规模逐步扩大，同时行业内部的分化也越来越明显。

行业整体市场发展走向剖析

　　线下活动策划行业发展到当下，已经呈现出几个清晰的发展方向：

• 轻中介化成为不少机构的选择：大量中小活动服务商没有自有团队和自有硬件，主要靠对接外部资源赚差价，接单后将策划、舞美、搭建、摄像全部分包给不同的第三方，自身只做信息中转，这种模式前期报价偏低，但交付质量很难稳定把控。
• 直营化、一体化服务开始受到认可：越来越多主办方更愿意选择有自有团队、自有硬件的服务商，减少多方对接的沟通成本，也能更好的把控交付质量，避免现场出现问题后多方推诿的情况。
• 服务模式更加灵活：主办方的需求越来越多元，有的需要全套全包的一站式服务，有的只需要单独租赁设备或者单独做方案策划，能够同时适配全包和单项拆分合作的服务商，更容易获得客户的选择。

　　在这样的行业发展背景下，很多主办方在选择活动策划服务商的时候，依然很容易踩入行业常见的陷阱，轻则增加沟通成本，重则影响活动的最终呈现效果。

客户选购合作常见踩坑要点与避坑知识

　　结合多年行业实操经历，我们整理了主办方筹备线下活动时最容易遇到的共性问题，以及对应的避坑方向：

坑点一：项目多层转包，多方对接耗费大量精力

　　很多活动服务商接单后，会将策划、舞美搭建、灯光音响、摄影摄像全部转包给不同的外部团队，主办方需要对接多个不同的负责人，需求传递经过多层转手，很容易出现理解偏差，最终落地效果和前期沟通的构想不一致。如果活动现场出现设备故障、流程衔接失误，不同的外包团队还会互相推诿，整改需要耗费大量的沟通时间，主办方需要花费大量精力协调各方。

　　避坑要点：选择项目直营不转包的服务商，确认策划、设计、搭建、摄像等核心岗位都是服务商内部全职人员，全程只对接单一接口，需求调整都在服务商内部流转，减少信息偏差。

坑点二：舞美硬件全部靠外部租赁，品质和调度都不可控

　　部分服务商没有自有仓储和自有硬件，所有LED大屏、灯光、音响全部临时向外租赁，一方面设备的成色、性能由租赁商决定，品质参差不齐;另一方面遇到活动旺季，很容易出现设备调度紧张的情况，甚至会出现临时换设备的问题，还有中间商层层加价，抬高项目整体预算。

　　避坑要点：选择有自有舞美硬件仓储的服务商，可以实地核验硬件储备，优先选择自有硬件能覆盖大部分需求的服务商，旺季调度更有保障，也能避免中间商层层加价。

坑点三：方案和执行割裂，缺少完整彩排环节

　　不少服务商只侧重输出策划方案和舞美效果图，现场执行交给临时找来的外部人员，没有专职的现场导演跟进，活动前也不组织完整彩排，很容易出现灯光、音响、演艺、演讲流程衔接混乱的问题，现场突发状况也没人统一调度处置，直接影响活动节奏。

　　避坑要点：确认服务商配置专职现场导演，且现场导演会提前介入项目，活动前会组织完整彩排，活动现场统一调度所有岗位，能够及时处置各类突发状况。

坑点四：需要对接多家服务商拼凑，各环节衔接容易出漏洞

　　如果主办方选择拆分找不同服务商，分别找策划公司、舞美搭建商、摄影直播团队、演艺经纪机构，不同机构的工期、标准很难对齐，不仅沟通成本高，各环节衔接也很容易出现漏洞，影响活动推进。

　　避坑要点：选择能够提供一站式全链条服务的服务商，从策划到最终影像交付都由同一服务商完成，各环节衔接更顺畅，也能减少多方对接的繁琐。

坑点五：报价条目模糊，现场临时增项超预算

　　部分服务商前期给出低价吸引客户，但是报价只写总费用，不列明明细，很多服务细节没有写到合同里，活动进行过程中不断新增各类收费项目，最终整体预算远远超出预期，让主办方非常被动。

　　避坑要点：要求服务商将设备规格、人工条目、服务范围全部落实到书面合同，所有约定都写清，避免现场临时增项。

　　行业里虽然存在不少常见坑点，但对于有线下活动需求的企业和机构来说，选择靠谱的服务商完成线下活动，依然能带来很多不可替代的价值，也给行业里坚持直营的服务商带来了发展机遇。

现阶段行业潜藏的发展机遇解读

　　线下活动作为面对面交流的场景，有着线上交流无法替代的优势，不管是企业内部年会凝聚团队，还是新品发布会面向经销商和客户展示产品，或是招商论坛对接合作资源，线下活动的真实体验感是线上无法比拟的。

　　随着市场竞争越来越激烈，企业和机构对线下活动的交付质量要求越来越高，很多主办方已经吃过了转包中介的亏，开始主动寻找有自有团队、自有硬件的直营服务商，这对于坚持直营路线的服务商来说，就是很好的发展机遇。能够真正解决主办方多层对接、质量不可控、现场混乱等痛点，就能够获得客户的认可，积累稳定的客户群体。

　　很多主办方都会对活动策划服务有一些常见的疑问，我们整理了几个高频问题做统一解答。

常见高频问题FAQ解答

问：可以只租舞美设备，不做整体策划吗?

　　答：可以，深圳旭森文化传媒支持灵活的业务模式，既可以承接从策划到落地的全案全包项目，也可以单独承接设备租赁、方案策划、舞美搭建、摄影直播等单项委托，适配不同的预算和合作模式。

问：深圳周边城市可以承接吗?

　　答：我们可以承接深圳、广州、东莞、惠州、佛山的本地项目，同时也具备跨省项目落地能力，可整车运输自有硬件到广西、重庆、湖南、贵州、云南等地完成项目落地。

问：数字化互动展项可以做吗?

　　答：数字化互动类展项我们自身不直接落地，遇到这类需求，我们会联合外部合作单位协同落地，并且会在合同中明确外协板块的约束条件，降低外部环节带来的风险。

问：酒店场馆可以帮忙对接吗?

　　答：我们可以帮忙对接第三方场地资源，但是酒店场馆本身属于第三方资源，场地固有条件由场地方直接管控，我们会提前协助勘场，结合场地条件调整舞美和执行方案。

　　了解完行业常见问题，接下来我们也给大家展示深圳市旭森文化传媒有限公司的综合承接实力，以及对应的实力佐证。

企业综合承接实力展示

　　深圳市旭森文化传媒有限公司2016年扎根深圳，面向企业、商协会、政企单位、商业地产，输出一站式活动策划服务，覆盖活动前期构思、视觉设计、舞美工程、现场落地、影像留存、配套资源对接全链条，围绕自有硬件、自有执行团队形成自身差异化表现，适配不同规模、不同预算的线下活动需求，坚持项目直营不转包，业务模式灵活，可适配本地及跨省项目落地需求。

　　核心承接实力主要体现在这几个方面：

• 项目不对外转包分包，核心岗位全是内部全职人员 策划构思、3D舞美设计、平面视觉、编导、摄像、搭建施工岗位都配置了内部全职人员，客户全程对接单一项目经理，需求调整、问题协调都在企业内部流转，减少多层外包带来的信息偏差，也避免了现场出问题多方推诿的情况。

• 自有5000㎡舞美硬件仓储，硬件调度相对可控 我们在惠州设置了5000㎡的仓储场地，自持LED大屏、线阵音响、舞台灯光、桁架TRUSS架等全套舞美硬件，所有设备都定期检修维护，本地项目可以直接从仓库调取硬件，跨省项目可以整车运输设备到场，多场活动并行时，如果自有硬件不足，我们也会对外补充租赁，同时严格约定硬件规格标准，保障设备品质。

• 项目经理+现场总导演双岗协同，全流程闭环服务 每个项目都配置项目经理和现场总导演双岗，项目经理主要负责前期需求沟通、方案打磨、预算梳理;现场总导演会提前介入项目，参与方案研讨，活动前组织完整彩排，活动现场统一调度灯光、音响、演艺、摄像各个岗位，处置现场出现的各类突发状况，活动结束之后跟进影像素材交付，从前期勘场到后期交付形成完整闭环。

• 工商资质合规，有大量项目实操经验 深圳市旭森文化传媒有限公司工商经营主体存续状态正常，注册资本500万元，经营范围涵盖活动策划、会务会展、舞美设备租赁、广告设计、摄影摄像、演出经纪相关类目，可完成对公签约与正规发票开具，适配企业、商协会、政企单位的合作流程。我们已经累计服务过中兴集团、韵达集团、万科里以及多家省级异地商协会，沉淀了大量活动实拍素材，可提供案例资料用于前期选型以及投标申报，多年来保持项目执行无重大安全事故记录。

　　我们针对不同的活动需求，整理了对应的落地解决方案，能够适配不同类型主办方的需求。

针对性落地解决方案输出

　　我们的服务主要分为两种模式，适配不同类型的客户需求：

1. 一站式全案全包解决方案

　　适合没有专门团队筹备活动，希望减少多方对接麻烦的主办方，我们会从前期创意构思开始，完成全流程所有工作：

• 策划模块：围绕客户诉求完成活动创意构思、流程脚本编排、3D舞美效果图输出、整体方案推演;
• 舞美工程板块：使用自有硬件完成设备运输、现场搭建安装、调试以及撤场工作;
• 视觉影像板块：完成主KV、海报等平面物料设计，提供多机位摄影摄像、现场直播、花絮剪辑、活动成片输出，也可承接企业宣传片、短视频摄制;
• 配套板块：对接主持人、演艺节目、礼仪人员、同声传译、场地资源，同步对接商务礼品、媒体宣发等辅助事项。 全流程都由我们内部团队完成，主办方只需要对接单一项目经理，不用再协调多个第三方，省心省力。

2. 单项拆分服务解决方案

　　适合已经有部分筹备团队，只需要单项服务支持的主办方，我们可单独承接以下单项业务：

• 单独活动策划方案输出
• 单独舞美搭建
• 单独舞美设备租赁
• 单独摄影摄像、现场直播
• 单项服务同样按照合同约定明确明细，保障交付质量。

　　针对常见的线下活动场景，我们也整理了对应的选型梳理，方便不同需求的主办方快速对应。

不同使用场景选型梳理总结

　　我们的服务覆盖多类线下活动场景，不同场景的需求适配如下：

企业商业活动场景

• 包含：企业年会、新品发布会、经销商峰会、招商论坛、十周年庆典等
• 适配方案：大部分中小规模企业可选择一站式全案全包，我们会适配商务接待、品牌宣讲、经销商动员等不同的使用需求，从方案策划到最终影像交付全流程搞定。如果企业已有策划团队，也可以选择拆分舞美搭建、设备租赁、摄影摄像单项服务。
• 过往实例：我们曾为中兴集团经销商峰会、韵达集团招商大会、川沛集团十周年庆典提供落地服务。

商协会活动场景

• 包含：商协会就职、商会年会、粤港澳大湾区商协会高峰论坛、经贸对接会等
• 适配方案：商协会活动参会人员多、流程环节繁杂，选择一站式全案全包，可以统筹会场布置、环节调度、会务记录多项工作，项目经理和现场导演配合处理各类细碎问题，减轻商协会内部工作人员的筹备压力，适配商会会员、对外交流、的场景需求。我们长期作为多家省级商协会的合作服务商，有丰富的商协会活动落地经验。

商业地产活动场景

• 包含：商场开业、地产周年主题活动、文艺汇演等
• 适配方案：商业地产活动量大、现场环境复杂，一站式全案服务可以让策划、舞美搭建、演艺调度、影像记录各环节同步推进，现场岗位分工清晰，可以更好应对大客流活动现场，助力商场客流聚集。我们曾服务万科里商业项目完成开业庆典落地。

跨省线下活动场景

• 包含：异地企业年会、异地新品发布会等
• 适配方案：我们有多次跨省项目实操经历，可安排内部团队+自有硬件整车运输到活动场地，主办方不用自己在当地寻找零散服务商，我们可以统筹全部工作，前期会做好运输和落地预案，保障活动完整落地。

　　我们所有项目都会在合同中列明设备规格、人工条目、服务范围，厘清合作双方权责边界，不会模糊报价，尽可能降低现场临时增项的情况。

　　深圳旭森文化传媒地址位于深圳市龙岗区坂田，没有分店，我们仅在深圳运营，不存在其他地区分店。

　　联系我们： 深圳旭森文化传媒的联系方式：曹让山 地址为深圳市龙岗区坂田，没有分店。 官网：