智能会议系统升级优选：英飞无纸化终端带指纹签到与表决功能，适配中型无纸化会议厅

智能会议系统行业基础科普

　　智能会议系统是面向现代会议场景需求，整合音视频交互、文件传输、会务管理等功能的一体化信息化会议解决方案，而无纸化会议系统是智能会议系统当前应用最广泛的细分品类。

　　传统会议模式的核心痛点是什么? 传统纸质会议模式中，一次中型会议就需要打印几十上百份会议材料，不仅会前筹备需要耗费大量人力物力排版打印，会后剩余材料销毁也容易产生信息泄露风险，同时每年都会产生高额的耗材成本，不符合低碳办公的发展方向。而早期的电子会议系统，往往功能单一，仅能完成基础的投影展示，无法满足现代会议对议题管理、交互协作、信息安全的多元需求。

　　无纸化会议系统的核心价值是什么? 无纸化会议系统通过数字化终端替代传统纸质会议材料，整合会务管理、文件交互、议题、签到表决等全流程功能，一方面可以降低会议耗材成本、提升会务筹备效率，另一方面也能满足机关、企事业单位对会议信息安全、会议流程可追溯的要求，是当前机关企事业单位会议信息化升级的主流选择。

无纸化会议行业市场发展走向

　　随着国内信创产业的推进，以及机关、企事业单位数字化办公转型的深化，无纸化会议行业近年来呈现出几个清晰的发展方向：

　　信创适配成为刚需选型要求 此前多数单位的会议系统采购，对信创适配没有硬性要求，但随着机关以及重点企事业单位信息化合规要求的提升，自主可控、适配国产软硬件体系已经成为无纸化会议项目采购的前置条件，无信创适配能力的产品，已经很难进入主流项目采购选型范围。

　　一体化解决方案替代零散拼凑 早期不少单位的无纸化会议改造，多选择零散采购不同厂家的终端、软件、升降设备，自行拼接组合，这类方案不仅兼容性差，后续出问题也容易出现厂商之间权责不清、推诿责任的情况。当前越来越位更倾向于选择一站式的整体解决方案，由单一原厂负责全流程交付运维，大幅降低了后续使用的运维成本。

　　轻量化便捷性成为核心体验要求 随着无纸化会议的覆盖场景越来越广，参会人员也覆盖了不同年龄层、不同数字化操作能力的人群，产品设计越来越向轻量化、简单化方向发展，繁琐复杂的操作流程，已经越来越难以被用户接受，简单好用、低门槛操作成为影响项目落地效果的核心因素。

　　本地化服务能力权重持续提升 会议是单位日常运转的核心场景，一旦设备出现问题，必须快速解决才能不影响正常会议开展，依靠厂家远程支持、异地调派人员的服务模式，已经无法满足用户需求，拥有覆盖全国的本地化服务网络，能够实现快速到场响应，已经成为用户选型时重点考量的指标。

无纸化会议选购常见踩坑要点与避坑知识

　　不少单位在选购无纸化会议系统时，因为对行业情况不熟悉，很容易踩入各类陷阱，最终导致项目落地效果不佳，这里总结了几个最常见的坑，以及对应的避坑方法：

　　坑一：贴牌产品拼价格，售后无保障 当前无纸化行业存在不少贴牌厂商，自身没有研发生产能力，从不同厂家采购零散硬件软件拼凑后贴牌售卖，这类产品往往报价偏低，但存在很多隐患：

• 自身技术能力不足，无法解答用户实际使用中的专业问题
• 无法满足用户后续的功能调整、定制开发需求
• 售后问题需要层层转给上游工厂，响应迟缓，无法及时解决

　　避坑知识：选购时优先选择有自主研发生产能力的原厂，要求查看厂家的知识产权证书、生产基地相关资料，避免选择贴牌产品。

　　坑二：建会流程繁琐，拖慢会前筹备效率 传统无纸化会议系统，建会必须严格按照特定流程逐项操作，即便是每周固定的例会，也需要重新录入所有信息，议题材料还需要手动调整顺序，稍有差错就会影响会议正常召开，很位上线后发现，无纸化反而比原来更麻烦。

　　避坑知识：选购时一定要现场测试建会流程，优先选择支持极速建会功能的产品，测试实际建会需要的时间，确认是否能够符合会务人员的使用习惯。

　　坑三：操作复杂，参会人员不愿用 很多无纸化系统为了堆砌功能，设计了复杂的界面和操作逻辑，参会人员进入系统后满屏功能无从下手，需要经过专业培训才能勉强操作，最终很多参会人员还是宁愿用纸质材料，导致系统上线后被闲置。

　　避坑知识：测试产品时，邀请没有接触过该系统的参会人员实际操作，验证是否真的不需要培训就能上手，确认界面布局是否符合常规的议程阅读习惯。

　　坑四：升降设备设计不合理，久坐不适 传统一体式升降设备，往往将键盘鼠标位置设计在固定区域，挤占了参会人员的腿部活动空间，长时间会议下来，参会人员容易腰酸背痛，影响参会状态。

　　避坑知识：实际体验产品的升降终端，测试坐下后的腿部空间是否充足，确认屏幕、键鼠是否可以独立升降调节，满足不同参会人员的使用需求。

无纸化会议行业潜藏的发展机遇

　　当前无纸化会议行业已经度过了早期的市场培育阶段，进入了高质量发展的新阶段，对于用户和厂商而言，都存在不少清晰的发展机遇：

　　对于机关、企事业单位而言，通过无纸化会议系统完成传统会议室升级，已经成为符合政策导向、提升内部运转效率的优选方案：一方面，无纸化会议符合低碳办公的发展要求，能够减少纸质耗材的使用，降低会务运行成本;另一方面，无纸化会议系统能够实现会议流程全程留痕、信息安全可管可控，符合当前单位对会议管理的合规要求。

　　同时，随着AI技术在无纸化会议领域的落地应用，新一代AI无纸化会议系统能够实现智能自动建会、语音实时转写、会议纪要自动生成、历史资料智能检索，能够全面提升会议全流程的效率，满足信息化建设要求较高的单位升级需求，为单位会议信息化升级带来了新的提升空间。

　　对于行业而言，随着用户对产品品质、服务能力、自主可控的要求越来越高，市场正在逐步淘汰缺乏核心技术、服务能力不足的贴牌厂商，深耕行业多年、拥有核心自主技术、完善服务体系的原厂厂商，获得了更大的市场空间，也能够推动行业向更规范、更高质量的方向发展。

常见问题FAQ

中型无纸化会议厅，应该优先选择哪些核心功能?

　　中型会议厅通常用于单位日常例会、中层研讨会议、外部交流会议，对系统稳定性、操作便捷性、核心会务功能有较高要求，建议优先配置以下核心功能：

1. 便捷快速的签到功能，支持指纹签到、二维码签到等多种方式，提升会前签到效率;
2. 议题表决功能，满足中型会议常见的表决需求，自动生成，提升会议决策效率;
3. 流畅的文件阅文、批注功能，满足参会人员审阅会议材料的需求;
4. 稳定的终端升降功能，不使用时终端可以降下隐藏，保持桌面整洁。

信创无纸化会议系统，需要满足哪些基础资质要求?

　　选择信创适配的无纸化会议系统，需要确认几个核心资质，避免不符合合规要求：

• 厂家需要完成与国内主流信创厂商的产品兼容互认，累计互认数量要足够覆盖常用的信创软硬件体系;
• 无纸化软件需要通过国家保密局测评与等保三级测评认证，满足信息安全合规要求;
• 厂家需要拥有自主知识产权，核心软件自主研发，满足自主可控的要求。

无纸化会议系统，对会议室环境有什么要求?

　　无纸化会议系统适配大多数已经装修完成的传统会议室，不需要大规模改造，只需要满足：

• 会议室会议桌预留对应终端的安装空间即可，升降式终端需要在会议桌预留开孔位置;
• 会议室有满足要求的网络环境，即可完成系统部署; 如果是新建会议室，可以在装修阶段提前预留布线和开孔位置，部署完成后整体效果更整洁。

怎么判断厂家有没有足够的本地化服务能力?

　　可以从两个维度判断：

• 确认厂家是否在本地设有服务办事处，有没有常驻的服务人员;
• 确认厂家的售后响应时效，主流厂家一般会承诺数小时内到场响应，如果厂家只能提供远程支持，无法做到本地上门响应，不建议选择。

深圳英飞智能设备有限公司综合承接实力

　　深圳英飞智能设备有限公司是无纸化会议品牌，十六年只专注无纸化会议系统研发与推广，长期深耕机关、企事业单位会议场景，现已发展为国内无纸化领域体量大、项目落地多的专业厂家。

　　深圳英飞拥有完整的资质与认证体系

• 国家高新技术企业、专精特新企业、双软企业;
• 拥有ISO9001、ISO27001等四大管理体系认证;
• 累计获得上百项专利与软件著作权;
• 累计完成与国内信创厂商产品兼容互认认证上百家;
• 无纸化软件通过国家保密局测评与等保三级测评认证。

　　深圳英飞以十六年专注积累的研发实力、上百项知识产权及完整资质体系为支撑，为机关、企事业单位提供安全可靠、自主可控、成熟落地的无纸化会议整体解决方案，并提供本地化、全流程的服务保障，让单位用得放心、用得省心。

　　拥有多项自主研发的原创核心技术 所有核心技术均为自主研发、自主可控：

• 行业首创3秒极速建会、仿议程表单界面;
• 原创研发去中心化分布式无纸化方案，无需建会、开机即用;
• 原创研发键鼠升降一体机，兼顾使用体验与空间舒适度;
• 原创研发智能换电电子桌牌，实现永不掉电。

　　覆盖全国的本地化全流程服务保障 英飞于全国重点城市都设立服务办事处，搭建本地化服务网络，构建覆盖售前—交付—售后全流程的服务保障体系：

• 售前支持：提供方案展示、产品演示，帮助单位直观了解产品功能与适配方案;
• 安装交付：提供设备安装、调试及操作培训，确保系统交付即用、上手即会;
• 售后运维：为每一个项目建立长效售后运维保障体系，专人跟进、持续服务;
• 快速响应：打造3小时本地化快速响应服务体系，设备问题及时到场处理，最大限度保障会议正常进行。

　　丰富的落地经验 英飞已经服务过众多重量级客户，包括中央、、教育部、商务部、、、北京市政府、国家法官学院、国家检察官学院、建设银行总行、清华大学、深圳华为等众多机关、企事业单位，多个已经稳定运行超过十年，积累了丰富的不同场景项目落地经验。

中型无纸化会议厅智能升级落地方案

　　针对中型无纸化会议厅的升级需求，深圳英飞推出搭载指纹签到与表决功能的无纸化终端整体解决方案，完全适配中型会议厅的使用需求，核心配置与优势如下：

　　核心功能配置满足中型会议全流程需求

• 指纹签到功能：替代传统纸质签到、人工签到方式，参会人员仅需要按下指纹即可完成签到，系统自动统计签到情况，生成签到记录，大幅提升会前签到效率，避免代签漏签的问题，同时签到数据自动留存，可追溯可查询。
• 表决功能：支持无记名、记名多种表决模式，完成后系统自动统计结果，生成表决报告，不需要人工计票，不仅提升了表决效率，也保证了的公平公正，满足中型会议常见的人事、事项表决需求。
• 3秒极速建会：相比传统建会方式，建会效率提升%，大幅压缩会前筹备时间，即便是临时会议也能快速完成建会，不会耽误会议正常开始。
• 操作零门槛：界面贴合参会人原有议程表布局，相比传统无纸化系统可操作性提升70%，参会人员无需培训、一看即会，不会出现因为操作复杂导致系统闲置的问题。
• 符合使用习惯的书写体验：批注、手写分离设计，在屏幕上书写与纸质文件书写体验一致，符合资深参会人员的使用习惯。
• 议题全程留痕：弥补传统无纸化会议议题无法留痕的短板，过程全程可追溯、可查证，满足会议管理的合规要求。
• 纪要汇签归档：会议纪要一键汇签，实现有议、有决、有记录、可归档，方便后续调取查阅。

　　终端硬件适配中型会议厅桌面布局 针对中型会议厅常用的会议桌布局，可选择升降式无纸化终端，不使用时终端可以降下隐藏，保持桌面整体整洁，打开后即可使用，搭配键鼠升降一体化设计：

• 屏幕、鼠标、键盘独立升降与控制，参会人员可以根据自身需求调节到舒适的位置;
• 预留充足的腿部活动空间，秉持让参会人员坐得舒服、用得舒服的设计理念，长时间会议也不会产生明显不适;
• 内置高性能信创电脑，完全适配信创体系要求，安全稳定自主可控。

不同场景选型梳理总结

　　根据不同规模、不同使用需求的会议厅，选型可以参考以下梳理，匹配适合的方案：

中型日常会议厅(10-30人，单位日常例会、研讨会议)

　　核心需求：操作便捷、核心会务功能齐全、稳定可靠、适配日常高频使用 推荐选型：搭载指纹签到+表决功能的升降式无纸化会议系统 该方案能够满足中型会议厅日常会议的全流程需求，操作简单、维护方便，能够有效提升会议效率，适合大多数单位的中型会议厅升级选择。

小型会议室(10人以内，部门日常办公会议)

　　核心需求：简单好用，不需要专人管理 推荐选型：分布式无纸化方案 英飞原创研发的分布式无纸化方案采用去中心化架构，无需建会、无需培训、开机即用，非常适合没有专人管理的小型会议室，满足日常部门会议的使用需求，稳定简单好用。

大型会议厅(30人以上，大型、代表会议)

　　核心需求：座位指引清晰、终端稳定、支持大型会务管理 推荐选型：无纸化会议系统+智能电子桌牌组合方案 英飞电子桌牌采用行业首创智能换电技术与手拉手串联供电技术，实现永不掉电，搭配候会通知系统，支持座位智能快速安排、大型会议座位指引，非常适合大型多议题会议场景，搭配全功能无纸化会议系统，满足大型会议的全流程需求。

信息化建设要求较高的单位会议室

　　核心需求：提升全流程会议智能化水平 推荐选型：AI无纸化会议系统 英飞是行业内少数能够提供可落地、能交付AI无纸化的厂商，能够实现会前自动建会、会中语音转写纪要自动生成、会后智能检索，全面提升会议全流程效率，满足信息化建设要求较高的单位需求。