通用展会计划时间表模板样例

要办好一场完美的参展活动，从展台设计、宣传推广到参展商品资料准备，都需要精心规划。一个详细的展会计划时间表是必不可少的。如果您正为参加展会的繁杂工作而发愁，不妨参考我们为您制定的参展计划时间表吧。

参展计划时间表：

（一）12 个月前：

1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，确定全年展览计划；

2、与展览主办单位或代理公司联系，取得初步资料；

3、选定场地；（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）；

4、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划。

（二）9个月前：

1、设计展览结构；

2、取得展览管理公司的设计批准；

3、选择并准备参展产品；

4、与国外潜在客户及目前顾客联络；

5、制作展览宣传册。

（三）6 个月前：

1、以广告或邮件等进行推广活动；

2、确定旅行计划；

3、预付展览场地及其他服务所需款项；

4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等，并准备必要的翻译；

5、安排展览期间翻译员；

6、向服务承包商及展览组织单位定购促销广告。

（四）3 个月前：

1、继续追踪产品推广活动；

2、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签；

3、将展位结构设计做最后的决定；

4、计划访客回应处理程序；

5、训练参展员工；

6、排定展览期间的约谈；

7、安排展览现场或场外的招待会；

8、出国展则需购买外汇。

（五）四天前：

1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入公事包；

2、搭乘飞机至目的地。

（六）三天前：

1、抵达，饭店登记；

2、视查展览厅及场地；

3、咨询运输商，确定所有运送物品是否安全抵达；

4、指示运输承包商将物品运送至会场；

5、联络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪；

6、与展览组织代表联络，告知通讯方法；

7、访问当地顾客。

（七）两天前：

1、确定所有物品运送完成；

2、查看租用的设备及所有用品，了解其功能；

3、布置展位；

4、将所有活动节目做最后的决定。

（八）一天前：

1、将摊位架构、设备及用品做最后的检查；

2、将促销用品送达直接分配中心；

3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后沟通。

（九）展览期间：

1、尽早到会场；

2、展览第一天即将新闻稿送到会场的新闻中心；

3、实地观察后尽早预约明年场地；

4、详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆；

5、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，应及时报告总部作出合理答复。一旦应诺，必须按质按期完成；

6、将每日情况做成简报通知员工；

7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便及时处理及回应。

有了完善的参展计划时间表，还需要能按时按质的完成制定的计划，80%的事前准备还需要20%的展会现场表现去实现它，这样才能举办一场成功的展会活动。